Lean Coffee Online

Nicht nur im geschäftlichen Umfeld, auch für regelmäßige Online-Treffen zum Netzwerken von Verbands- oder Interessengruppen bringt das Lean Coffee-Format Struktur in Meetings ohne Agenda. Die Methode kann nämlich auch wunderbar in virtuellen Treffen genutzt werden.

Doris Schuppe • Dieser Beitrag Lean Coffee Online erschien zuerst im Blog DoSchu.Com.

Inhalt Lean Coffee Online

Treffen ohne Agenda?
Micro-Barcamp
So geht’s: Lean Coffee Online
- Visualisieren
- Timeboxing
- Bewährtes Austauschformat

Treffen ohne Agenda?

Viele Produktivitäts-Tipps empfehlen: Nimm nie an einem Meeting teil, zu dem es im Vorfeld keine Agenda gibt. Und ja: Im unternehmerischen Umfeld ist das sicherlich ein wichtiger Hinweis. Wenn das Treffen jedoch im Format Lean Coffee angekündigt wird, mach dir keine Sorgen – und bring einfach dein Thema mit.

Auch wenn ich es gerne anders hätte: Es gibt nach meiner Erfahrung einfach Treffen, bei denen sich die Entwicklung einer verbindlichen Agenda im Vorfeld schwierig gestaltet. Dazu gehören folgenden Meetings:

Treffen von ehrenamtlichen Verbands-Arbeitsgruppen.
Regelmäßige Treffen einer Lerngruppe.
Vernetzungs- und Austausch-Formate von Vereinen, Interessengruppen oder Verbänden.

Und damit die Produktivität erhalten bleibt, empfehle ich für solche Fälle das Lean Coffee-Format. Diese Art der Meeting-Struktur beinhaltet gleichzeitig ein gutes Timeboxing. Und das macht dann solche Meetings wieder sehr produktiv.

Micro-Barcamp

Das analoge Lean Coffee-Format lernte ich vor einiger Zeit in einer Barcamp-Session kennen. Dazu bloggte ich begeistert die Beschreibung, wie diese Methode eine Tagesordung für Treffen in der realen Welt schafft und beim Einhalten der vereinbarten Zeit hilft: Diskussion fokussieren mit Lean Coffee.

Ich bezeichne die Methode Lean Coffee gerne als ein Micro-Barcamp. Denn ähnlich den Treffen in größerem Maßstab bauen sich die Teilnehmenden des Meetings ihre Agenda selber zu Beginn des Treffens. Und zwar entlang der für die Anwesenden in dem Moment drängenden Themen und Fragestellungen.

So geht’s: Lean Coffee Online

Je nachdem wie visuell das Treffen unterstützt werden soll, kann die Bestimmung der Themen und Agenda auf verschiedene Weise für alle dokumentiert werden:

Über den Text-Chat der Videokonferenz-Lösung.
Mit einem von einer Person editierten Dokument, das mit allen geteilt wird.
Mithilfe eines Online-Dokuments, in dem alle Teilnehmenden oder eine Person schreiben können.
Auf einem Online-Whiteboard, auf dem eine Person oder alle gemeinsam die Agenda bauen.

Visualisieren

Für die visuelle Unterstützung ist es schön ein Dokument oder Whiteboard zu nutzen. Und durch das Teilen des Bildschirms ist es nicht erforderlich, dass alle hier schreiben können.

Ansonsten läuft es ähnlich der analogen Lean Coffee-Treffen: Die gemeldeten Themen werden kurz vorgestellt und Rückfragen geklärt. Dann wird das Interesse durch Abstimmung herausgefunden – das geht online wunderbar. Die 2 bis 3 Themen mit dem größten Interesse werden sodann auf die Agenda gesetzt.

Coole Option in der Videokonferenz: Sollte zu einem Nischenthema Bedarf für den Austausch bestehen, kannst du als Moderation für die kleine Gruppe parallel einen so genannten Breakout-Room öffnen.

Timeboxing

Keine Angst, das ist nur ein moderner Begriff für Zeitmanagement. Das Timeboxing im Lean Coffee funktioniert so:

Nach 10 Minuten wird gefragt, ob zu dem aktuell im Fokus stehenden Thema noch Bedarf an Diskussion besteht.
Falls es ausdiskutiert ist, kommt der nächste Punkt dran.
Wenn noch Bedarf besteht, werden die verbleibenden 5 Minuten gegeben.
Wenn es nach 15 Minuten nicht ausdisktutiert ist, wird es vertagt in ein gesondertes Meeting zu diesem Thema. Und dann wird das nächste Thema aufgerufen.

Bewährtes Austauschformat

Seit Jahren nutzen wir das Lean Coffee-Format in den monatlichen Online-Treffen der webgrrls. Und inzwischen gibt es viele andere Gruppen in meinem Umfeld, die sich online so strukturieren.

Wie trinkst du deinen nächsten Lean Coffee Online?