Im Beitrag zum Umgang mit Ratschlägen empfahl ich, eigene Checklisten aus der Social Media-Literatur zu entwickeln. Hiermit lege ich eine Hilfestellung dazu nach. Quasi die Checkliste der Checklisten.
In 7 Schritten zur eigenen Checkliste • mit Infografik by DoSchu
Doris Schuppe • Dieser Beitrag Individuelle Checklisten für Social Media erschien zuerst im Blog DoSchu.Com
Interessant: meine Ironblogger-Kollegin Esther schrieb nahezu zeitgleich thematisch sehr passend in ihrem Blog:
„Manchmal ist es eben des Guten zu viel, zu viele How-tos zu lesen und goldenen Rat befolgen zu wollen. Deshalb habe ich ihr vorgeschlagen: Lass uns doch mal, um den Kopf frei zu kriegen, 99 Arten zusammentragen, wie man’s nicht macht.“
Esther / edyssee.de
Ohne diesen Hinweis gehen leider viele an ihre ToDo-Listen für Social Media heran. Da kommen dann gerne Listen-Monster heraus, die es gilt für die eigenen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen zu zähmen.
Konzeption der eigenen Checklisten
Es ist wichtig, aus den gesammelten Quellen das eigene Tool zu entwickeln, das individuell und konkret in der täglichen Arbeit weiterhilft. (Ich bin mir sicher, das hat Esther mit ihrer Bekannten in dem genannten Beispiel gemacht.) Hier meine 7-Schritte-Checkliste für die eigenen Checklisten zur Anregung!
Die Mehrzahlform Checklisten ist bewusst gewählt: Es gibt DIE eine Checkliste einfach nicht. Wichtig ist, dass die Checklisten jeweils zum Arbeitsalltag passen – zum Projekt, zum Unternehmen und vor allem zu den Personen, die sie nutzen. Dann sind sie richtig nützlich und unterstützen eigene Tätigkeiten oder die der Kolleg/inn/en.
Schritt 1 • Für die Nutzenden schreiben
Der ‚Faktor Mensch‘ darf auch bei Checklisten auf keinen Fall vernachlässigt werden. In jeder Checkliste steckt ein Wissensvorsprung, den Nutzende nicht erkennen oder zum Teil nicht erkennen können. Vielleicht nicht mehr kennen, weil Vorfälle nur dann und wann auftreten und ganz einfach irgendwann vergessen werden.
In Projekten erlebe ich, dass abgehakte Listenpunkte durch ein Teammitglied nicht genauer erläutert werden können. Beispiel Meta-Tags einer Internet-Seite: „Ach, den Punkt haken wir immer gleich mit ab. Diese Metatags sind drin, die Seite ist ja schließlich von der Web-Agentur erstellt worden.“ Wo die Metatags zur Seite nachgeschaut werden können, das war nämlich unbekannt. Seufz.
Schritt 2 • Klären, was ist wie gemeint
Daher meine zweite Empfehlung: Spendiert den einzelnen Punkten eurer Checkliste eine kurze Erläuterung. Selbst wenn ihr sie für euch nutzen möchtet – vielleicht habt ihr ja beim nächsten Einsatz der Liste den Hintergrund vergessen! Und auf jeden Fall erläutert ihr die Check-Punkte ausführlicher wenn ihr diese Fragen mit „Ja“ oder „Vielleicht“ beantwortet:
- Kann ich mit dieser Checkliste bestimmte Aufgaben delegieren?
- Benutze ich die Liste nur einmal im Monat?
- Kann diese Checkliste für meine Urlaubsvertretung hilfreich sein?
- Werden Aushilfskräfte auf die Liste zurückgreifen?
- Kann ich die Checkliste meinen Kunden als Service zur Verfügung stellen?
Mir ging es selber schon so: Einen Monat lang nahm ich eine Checkliste ständig her und wusste genau, was sich hinter den Punkten verbarg. Dann ruhte das Projekt. Und drei Monate später grübelte ich, was wir genau mit einem abzuhakenden Listeneintrag gemeint hatten…
Es ist wie beim Programmieren: Kommentieren kostet etwas Zeit, hilft aber später wiederum Aufwand und Zeit zu sparen. Trust me.
Schritt 3 • Sammeln, bewerten, strukturieren
Wenn ihr jetzt noch keine interessante Vorlagen im Unternehmen oder Web gesucht habt, dann ist jetzt ein guter Moment dafür. Siehe eingangs das Beispiel: Sammelt was zu dem jeweiligen Gebiet bereits an Todo-Listen oder Checklisten oder Cheat Sheets im Internet oder Intranet zur Verfügung steht.
Sucht das Gespräch und sprecht mit den Nutzenden eurer geplanten Liste über ihre Arbeitsprozesse. Für den nächsten Vorgang, den die Checkliste unterstützen soll, bittet ihr sie alles zu notieren, was sie dafür tun. Das hilft auch für die Evaluierung bestehender Checklisten, denn nur so entdeckt ihr, dass sich Kleinigkeiten verändert haben.
Alle gesammelten Anregungen bewertet ihr auf ihre Nützlichkeit und strukturiert die Inhalte. Dabei achtet ihr auf die Reihenfolge der Arbeitsschritte und genauso auf zusammenhängende Aktionen. Es nervt zum Beispiel bei der Abarbeitung einer Checkliste, wenn ein Dokument mehrfach geöffnet werden muss.
Augenverdrehen erntet eure Liste wenn sie zum Beispiel erst in allen HTML-Dokumenten für die Website die Metatags eintragen lässt. Und dann in einem späteren Schritt die selben Kolleg/inn/en auffordert in allen Webseiten die Alt-Texte für die eingebundenen Bilddateien zu prüfen. Liegt diese Aufgabe bei spezialisierten Mitarbeiter/innen, liegt die Sache logischerweise anders.
Schritt 4 • Verständnis testen
Denkt daran: Eine Liste ist nur so gut, wie sie verstanden wird. Daher ist es wichtig, eine Rückmeldung von verschiedenen Menschen einzuholen. Und zwar am besten, wenn sie die Punkte selber anwenden.
Wird die Checkliste in anderen Abteilungen des Unternehmens eingesetzt, empfehle ich eine Fusszeile anzugeben mit Datum der letzten Änderung, Speicherort des Originals, Ansprechpartner/in und dem Hinweis: ‚Wir freuen uns über konstruktive Rückmeldungen oder Vorschläge zur Aktualisierung.‘
Selbst wenn die Liste vornehmlich für die eigenen Arbeitsabläufe gedacht ist: Immer an den Vertretungsfall denken. Daher lohnt es sich, auch in diesem Fall mit Kolleg/inn/en die Liste zu testen.
Schritt 5 • Hilfreich & ansprechend gestalten
Es gibt Unternehmen, da sieht jede Checkliste gleich aus. Verwirrung pur, wenn mehr als eine Liste gleichzeitig genutzt wird. Daher empfehle ich, jede Liste in einem etwas anderen Layout zu gestalten. Und ja, wir reden hier gerne von Papier. Es gibt die einen Kollegen und Kolleginnen, die wunderbar mit digitalen Checklisten arbeiten können, aber auch viele andere, die Papier als Erinnerungsstütze brauchen.
Kleiner Nebeneffekt der Papierliste: Auf der ausgedruckten Checkliste notiere ich mir schnell auftretende Änderungen im Prozess, die den Listen-Verantwortlichen interessieren könnten. Digital mache ich dagegen oft nur einen Haken und will mich später dran erinnern … Du ahnst es.
Bei Papiervorlagen (PDF) auf jeden Fall die obere rechte Ecke zum eigenen Vorteil nutzen! Legen wir ausgedruckte Vorlagenlisten auf einen Stapel, dann sehen wir eher mal die rechte Papierecke herauslugen als andere Teile der Liste. (Darum prangen Logos gerne rechts oben auf dem geschäftlichen Briefpapier.)
Dabei daran denken: Die Liste wird nicht aufgrund ihres schönen Layouts nützlich. Ein ansprechendes Design schadet nicht und soll die Gliederung optisch unterstützen, die wir im dritten Schritt entwickelt haben.
Ich sage es euch ganz ehrlich: Je länger eine Checkliste ohne jegliche Unterbrechung und Strukturierung ist, umso weniger habe ich Lust, damit zu arbeiten. Ich quäle mich da durch, wirklich! In Kundenprojekten habe ich stets die Liste für mich arbeitsfähig gemacht. Manchmal dann dem Kunden ein kleines Weiterentwicklungs- oder Aktualisierungs-Projektchen empfohlen.
Apropos Aktualisierung: Die Fusszeile oben im 4. Schritt bei der Gestaltung berücksichtigen! Das Design der Liste soll ansprechend sein, aber nicht zu viele Menschen einbinden, die Zeit dafür aufwänden müssen. Sonst ist eure Liste zwar schön aber leider rasch schön veraltet.
Als Augenfutter habe ich hier drei Anregungen verlinkt, die euch zeigen, was ich meine:
SEO Audit Checklist von evolve Digital LabsFacebook Fan Page Checklist von ShortStackUsability Checklist von Stay In Tech(kann online abgehakt werden)
Schritt 6 • Statt Suchen: Finden
Das Projekt oder Arbeitsprozess kommt zu dem Moment, wo die Checkliste hilfreiche Dienste leistet.
Nur: Wo ist die Liste?
Eine Methode ist, solche Checklisten digital gleich an mehreren Stellen im Unternehmens-Intranet und auf dem persönlichen Rechner abzulegen. Ok, sie ist dann schneller zu finden. Vielleicht aber nicht mehr auf dem letzten Stand.
Da hilft die im 7. Schritt empfohlene Fusszeile mit dem Speicherort des Originals. Jedoch nur so lange wie es zu keiner Umstrukturierung oder gar Migration des Intranets kommt.
Für Einzelselbständige helfen Anwendungen und Smartphone-Apps auf die eigenen Checklisten zugreifen zu können. So stehen euch auf allen Geräten eure hilfreichen Listen zur Verfügung. Testet die Tools und wählt dann eines für euch aus, damit ihr nicht nach einer speziellen Checkliste in mehreren Tools suchen müsst. Denkt dabei immer daran, dass ihr in den genannten Online-Tools vermeidet sensible Daten wie Logins zu notieren.
Schritt 7 • Aktualisierung planen
Checklisten sollten ein Leben führen und nicht für ewig in der einen Form ‚in Stein gemeisselt‘ werden. Social Media verändert sich ständig, so wie jüngst gesehen das Layout der Facebook Seiten. Damit gehen oft veränderte Vorgaben für eine optimale Darstellung der auf den Plattformen veröffentlichten Bilder einher.
In der Fusszeile eurer Checkliste gebt ihr an:
- Datum: Wann wurde der vorliegende Status der Liste gespeichert?
- Speicherort: Wo liegt das Original der Checkliste, an der stets die aktuelle Fassung nachzuschlagen ist?
- Kontakt: Wen kann ich für Hinweise auf Aktualisierungen ansprechen? (In größeren Unternehmen unbedingt zum Namen auch die Abteilung und den Aufgabenbereich notieren.)
Wenn ihr für eine Checkliste zuständig seid, dann setzt in eurem Kalender gleich nach Speichern der letzten Fassung einen Termin zur Aktualisierung der Liste. Je nach Veränderungs-Potenzial in eurem Themenbereich in drei, sechs oder zwölf Monaten erinnert euch der Kalender an eine Prüfung der Listeninhalte.
Damit die Änderungen auch wirklich gemacht werden, setzt bei der Gestaltung oder dem Tool auf einfache Lösungen. Checklisten sollten aufwandsarm geändert werden können, damit ihr dafür nicht Stunden bei gestalterischen Dienstleistern intern wie extern einplanen müsst. Die Folge: „Sammel erst mal bis Du so zehn Änderungen an der Liste zusammen hast und komm dann wieder, ja?“ Denn für eine kleine Änderung ist der Aufwand im themenfremden Design nahezu genauso hoch wie für mehrere Aktualisierungen.
Auf einen Blick: Checkliste zu euren Checklisten als Infografik
Damit ihr die einzelnen Schritte gut erinnert, habe ich euch eine Infografik dazu entworfen. Die könnt ihr gerne im Social Web weiterempfehlen.
Die Infografik gibt es als
Falls ihr neue Checklisten gestaltet und diese mit der Öffentlichkeit teilen könnt, freue ich mich über Links in den Kommentaren. Bin gespannt, wie eure Listen aussehen!
Fotos: DoSchu / DoSchu.Com mit Vorlagen und cons von Canva.com sowie Icons von Freepik / flaticon.com
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