Learnings vom VGSD Barcamp für dein Barcamp

Nach dem Barcamp ist vor dem Barcamp: Was nehme ich mit an Empfehlungen und Tipps vom Netzwerktag des VGSD? Lies mehr über das Event-Format, das perfekt dafür geeignet ist, Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen ….

Doris Schuppe • Der Beitrag Learnings vom VGSD Barcamp für dein Barcamp erschien zuerst im Blog DoSchu.Com.

Was für geniale zwei Tage in Karlsruhe liegen hinter uns! Ich bin immer noch ganz geflasht von der Energie und den vielen spannenden Sessions und Begegnungen auf dem Barcamp beim Netzwerktag des VGSD (Verband der Gründer:innen und Selbstständigen Deutschland). Die Vorbereitung eines Barcamps ist jedes Mal eine Herausforderung, aber der Spirit, der dann entsteht, macht alles wett.

Learnings vom VGSD Barcamp für dein Barcamp

Bei jedem Event lernen wir als Organisierende und Moderation dazu. Daher teile ich hier im Blog ein paar Gedanken und Learnings, die uns beim nächsten Mal helfen, noch besser zu sein.

Dieses Mal ging es nach Karlsruhe ins Goodspaces Steamwork. Gerade moderierte ich zum dritten Mal das Barcamp im Rahmen des Netzwerktags des Verbands der Gründer:innen & Selbstständigen Deutschland. Mit 66:62 Mädels und Jungs bespielten wir 4 Runden mit insgesamt 36 Sessions.

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Was kann ich euch mit auf dem Weg zu eurem nächsten Barcamp geben? Lies selbst:

Teamwork im Orga-Team: die Basis für alles

Das Organisationsteam für das VGSD-Barcamp-Team war der absolute Wahnsinn! Es blieb in den drei Jahren relativ konstant. Dadurch waren viele Aufgaben und Aufgabenbereiche der Einzelnen gut bekannt, und wir konnten uns aufeinander verlassen. Julia vom VGSD hielt die Fäden in der Hand, und versorgte alle anderen im Vorfeld mit den nötigen Details.

Das kennen wir von anderen Barcamps: Wenn das Team hinter dem Event miteinander vertraut ist, läuft die Durchführung eines Barcamps deutlich entspannter.

Location vorab kennen: ein ‚must-have‘

Wir hatten dieses Mal das Glück, dass ich die Location Goodspaces Steamwork in Karlsruhe schon beim Barcamp Coworking 2024 ausgiebig kennengelernt hatte. Das half enorm, die Raumplanung im Vorfeld zu optimieren und typische Probleme mit Technik oder Infrastruktur von vornherein zu vermeiden. Wir wussten genau, welche Räume sich für welche Themen eignen, wo die Laufwege am besten sind und wo wir spontan einen ruhigen Bereich für Kleingruppen schaffen können.

Auch die Teilnehmenden erhielten viele Informationen mit Bildern zur Location. In den FAQs stellte Julia vorab jede Menge Infos bereit, so dass sich jede:r sowohl für den Netzwerkabend im Kesselhaus als auch für den Netzwerktag im Steamwork vorab orientieren konnte.

‚Last but not least‘: Ein unterstützendes Team vor Ort bringt jede Menge Entspannung in die Organisation. Alex und sein Team vom Steamwork waren immer ansprechbar und halfen rasch weiter. So hatte ich das bereits beim Barcamp letztes Jahr erlebt und daher die Empfehlung als Location ausgesprochen.

Session-Dokumentation: erfolgreich vorbereiten

Das Zauberwort für Session-Dokus lautet Einfachheit. Schon länger drucken wir Session-Poster für Notizen. Und seit neuestem geben wir den Sessiongebenden ein Poster direkt in die Hand, nachdem sie ihre Session im Plan platziert haben.

Seit wir diese Idee umsetzen, kommen wertvolle Notizen aus den Sessions zu uns zurück. Die Poster fotografiere ich und lade auch im Plenum die Sessiongebendenen ein, mir weiteres Material zur Session zu senden. Das hänge ich dann in den digitalen Sessionplan ein, der weiter unten noch dran kommt.

Merkposten fürs nächste Mal: Gummiringe mitbringen, damit das kleine Poster gerollt bis zur Session leichter transportiert werden kann.

Kennenlernen untereinander: ‚Magic Moments‘

„Ach du bist das?!“ – das hören oder sagen wir so oft, wenn sich Menschen begegnen, die sich sonst nur virtuell ‚kennen‘. Es lohnt sich, für das Kennenlernen und die Vernetzung untereinander Zeit einzuplanen, bevor das Barcamp startet. Die Diskussionen in den Pausen und Sessions eines Barcamps leben vom Austausch miteinander, was noch besser läuft, wenn wir uns bereits ein wenig kennen.

Beim Netzwerkabend des VGSD mit Rotating Dinner am Vorabend des Netzwerktags ist das prima umgesetzt. Nur zehn Teilnehmende am Barcamp konnten am Vorabend nicht dabei sein. An den runden Tischen kamen alle in entspannter Atmosphäre miteinander ins Gespräch.

Das erleichtert am Barcamptag sowohl das Zuhören als auch die Einschätzung der Session-Pitches. Wir kennen einander schon ein bisschen, haben vielleicht miteinander geplaudert oder am Buffet nebeneinander gestanden. Dann weiss ich schneller: Da möchte ich auf jeden Fall gerne hin!

Typisch für Barcamps sind ja die Vorstellungsrunden mit 3 Hashtags. Wer hochgewachsen ist, ist dabei klar im Vorteil des Überblicks. Alle anderen meldeten mir oft zurück, dass sie nach zehn Leuten nur noch zuckten, wenn ein Thema oder ein Ort genannt werden, mit dem eine persönliche Verbindung besteht – aber dann war das Mikro schon weitergewandert.

Ich habe mir gedacht: Thematisch finden wir uns ja in den Sessions wieder. Oft wissen wir jedoch gar nicht, wer bei uns in der Nähe zur lokalen Vernetzung lebt. Daher nutze ich die soziometrische Aufstellung von Nord nach Süd im Raum. Früher Klebezettel am Boden heute Tape. Der Stern des Südens liegt dann klar bei mir mit Mallorca. Und wurde dieses Mal getoppt von Joachim aus Brasilien.

Impressionen Barcamp VGSD by DoSchu — **Impressionen Barcamp VGSD**

Zeitplanung Pitches: kurz & knackig

Das Barcamp braucht Sessions für die inhaltliche Gestaltung. Die kurzen Pitches zur Vorstellung des Themas und Formats einer jeweiligen Session sind so wichtig für die Teilnehmenden. Die Zuhörenden müssen ja in einer knapp bemessenen Zeitspanne überlegen, ob sie das Thema und die Person sympathisch finden.

Ich gehe da als Moderation mit Timeboxing ran. Auf meinem Smartphone läuft die Zeit für maximal 60 Sekunden. Nach spätestens 40 Sekunden signalisiere ich der Person, die ihre Session vorstellt, zum Ende zu kommen. Das ist wichtig, damit die Pitch-Runde nicht den Rahmen sprengt.

Wichtig im Vorfeld: Weist als Moderation immer wieder darauf hin, das Zeitudget für die Pitches zu respektieren. Es wird gerne ‚last-minute‘ noch etwas in den Zeitplan vor dem Start des Barcamps gequetscht. 36 Sessions in jeweils unter einer Minute gepitched beanspruchen gut 36 Minuten Gesamtzeit. Ich rette mich als Moderation da mit dem Puffer zum Mittagessen oder lasse die erste Sessionrunde etwas kürzer ausfallen.

‚Newbies‘ immer dabei: Von Anfang an integrieren

In jedem Barcamp treffen wir Menschen, die zum allerersten Mal an einem Event in diesem Format teilnehmen. Auch beim dritten Mal des VGSD-Barcamps waren wieder rund ein Drittel Erstbesuchende (‚Newbies‘) dieses Eventformats dabei! Ich erkläre daher immer die Besonderheiten des Barcamps mit dem Angebot einer leeren Agenda kurz und verständlich.

Davor kannst du auch schon viel tun: Gib den Teilnehmenden zur Vorbereitung im Vorfeld einen Einblick ins Format in den FAQs (Fragen & Antworten) zum Event. Und falls möglich stelle in einem Blogbeitrag das Besondere vorher vor. Ich liebe ja auch Livestreams im Vorfeld, in denen Fragen geklärt werden können.

An das Sessionboard, in dem wir die Tagesplanung für alle sichtbar im Raum festlegen, klebe ich immer ein QR-Code mit Link zum ‚Barcamp 1×1‘ an, wo ich die Barcamp Regeln kurz zur Erinnerung umrissen habe.

Barcamp 1x1 Padlet by DoSchu — ***Barcamp 1×1 Padlet by DoSchu***

Meine größte Freude ist, wenn ich – gemäß einer der Regeln – erstmalig Teilnehmende erfolgreich motiviere, ihre erste Session des Lebens anzubieten und durchzuführen.

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Digitaler Sessionplan: einfach, schnell, übersichtlich

Neben dem QR-Code zum Barcamp 1×1 klebe ich den QR-Code zum digitalen Sessionplan. Nach einigen Experimenten komme ich immer wieder zum Online-Whiteboard Padlet. Das ist super für den digitalen Sessionplan und die Doku wie du für das VGSD-Barcamp sehen kannst.

Ein digitaler Sessionplan, den alle über ihr Smartphone abrufen können, ist Gold wert! Ohne zum Board im Hauptraum laufen zu müssen, kann eine alternative Session ausgesucht werden, falls jemand wechseln möchte. Es entspannt die Kaffeepausen zwischendrin, denn auch hier kannst du kurz online nachschauen, wo welche Session in der nächsten Runde stattfindet.

Für die Langlebigkeit des Moments ist es prima, wenn wir Inhalte aus den Sessions direkt zu den vorgestellten Sessions ‚kleben‘ können. Das funktioniert mit einem Padlet super. Falls es mehr als ein Sessionposter gibt, mache ich aus den Fotos ein PDF und lade das als Inhalt hoch.

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Zugabe: Moderations-Learning

Tja, manchmal kann Technik, die so einfach ist, auch fehlleiten: Dieses Mal machte ich den digitalen Sessionplan zweimal. Drum prüfe – falls du bereits im Wlan der Location ein Jahr vorher warst – unbedingt deine Internet-Connection, bevor du den Sessionplan doppelt im Padlet aktualisieren musst. Mir zeigte das Wifi-Signal zwar eine Verbindung an, aber der Voucher-Code hatte sich geändert, und leider kam erst nach manueller Neuverbindung die Eingabemaske dazu auf meinen BildschirmConnect. War ja klar: Padlet hatte die offline eingetragenen Änderungen verloren.

Noch mal wirkte Team work makes the dream work in diesem Fall: Lars vom Orga-Team gab den glorreichen Hinweis, bevor ich etwas tue, einen Screenshot zu machen. Gesagt, getan – so konnte ich die bereits erfassten Session-Titel und Namen der Sessiongebenden mit Coppy/Paste aus dem Screenshot ins Padlet übertragen. Gracias!

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Noch ein wenig Karlsruhe – offtopic

Letztes Jahr beim Barcamp Coworking im Steamwork hatte ich so gar keine Zeit, das Museum um die Ecke zu würdigen. Dieses Mal ging mein Rückflug erst am Abend des folgenden Tages, da ich vom kleinen Flughafen Baden-Baden zurückflog. Hier ein paar Impressionen von meinem Besuch des ZKM Zentrum für Kunst und Medien.

***Impressionen Karlsruhe & ZKM • doschu***

Auf dem Weg zum ZKM musste ich einen Kuchen aus der opulenten Auswahl von Sukis Cake Shop mitnehmen, der die Leidenschaft fürs Backen der Besitzerin so sehr schmecken lässt!
Am Wegesrand zogen ein cooles Haus, viel Grün und ein Spruch am Wegesrand meine Blicke auf sich.
Vor dem ZKM tauchte ich mit dem Hüppekästchen-Spiel „Choreographic Instructions“ von William Forsythe kurz in die Kindheit ein und betrachtete die Strukturen der Installation „The Morning Line“ von Matthew Ritchie auf dem Platz aus verschiedenen Perspektiven.
Im ZKM schritt ich nach Kaffee durch die beiden Lichthöfe, um die herum Studierende in ihren Ateliers arbeiten. Tolle Architektur, nicht so tolle Vergangenheit als Munitionsfabrik.
Ich genoss in der Ausstellung „The Story That Never Ends“ den Luftzug, den die tanzenden Figuren in „tour en l’air“ von Ursula Neugebauer wiederkehrend erzeugten.
Ein Sprung in die Jugend war mit den verschiedenen Videospielen garantiert. Sehr cool „Blue Guy“ von Peter Schönwandt: Ein Gespenst aus ‚Pac Man‘ dargestellt aus 4.339 Tastaturteilen.
Dann begegnete ich dem Selbstportrait von Marie Ellenrieder: Sie wurde 1813 als erste Frau offiziell an der Münchner Kunstakademie angenommen und gilt als Pionierin für die künstlerische Ausbildung für Frauen in Deutschland.

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Barcamps sind klasse – was meinst du?

Ganz besonders gilt das für Verbände und Netzwerke. Barcamps schaffen diesen wichtigen Raum und Rahmen, in dem sich Menschen miteinander in den Austausch begeben, sich vernetzen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilen. Es ist meine liebste Form des Lernens von Mensch zu Mensch (Peer to Peer Learning). Ich freue mich schon auf das nächste Barcamp!

Was sind eure Erfahrungen? Was hat bei euch besonders gut funktioniert?

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