toolXplorers • Online Office

Der zweite toolXplorers Livestream geht ins kollaborative Online Office. Mit dem Slogan der ersten Staffel „made in Europe“ stellen wir die Anwendung CryptPad für die Online-Zusammenarbeit vor. Eine interessante Lösung, die einfach noch viel zu wenig bekannt ist.

Doris Schuppe • Dieser Beitrag toolXplorers: Online Office erschien zuerst im Blog DoSchu.Com.

Inhalt Online Office

Was sind Online Office-Lösungen?
- 5 Vorteile Online Office
Was macht CryptPad besonders?
- Verschlüsselung
- Zerstörungs-Funktionen
- Kostengünstig
toolXplorers Aufzeichnung

Was sind Online Office-Lösungen?

Nehmen wir erst mal das online weg. Mit Office-Anwendungen bezeichnen wir Software, mit denen Aufgaben in der Büroarbeit digital unterstützt erledigen lassen. Die Office-Software wird auf Computern installiert, die Daten lokal oder in einem Unternehmens-Netzwerk gespeichert. Arbeiten wir mit anderen zusammen, werden Dateien hin und her versendet. Unklare Bearbeitungs-Versionen von Dateien haben mich schon oft genug zur Verzweiflung getrieben.

Daher bin ich so happy mit Online Office-Lösungen! Eine Datei für einen Artikel zum Beispiel, an der gearbeitet wird. Denn damit steht die Datei in der Cloud zur Bearbeitung zur Verfügung. Manche nennen sie passend Kollaborations- oder Teamwork-Software.

5 Vorteile Online Office

Hier auf einen Blick fünf wesentliche Vorteile. Online Office-Lösungen sind ganz besonders in der flexiblen Zusammenarbeit in Vereinen, Lerngruppen oder Projektgruppen angesegt. Na klar bestehen die Vorteile auch für Unternehmen:

Gemeinsames Bearbeiten • Mehrere Nutzer:innen können von ihrem Standort aus Dokumente gleichzeitig oder zeitversetzt zusammen bearbeiten. Das Versenden von angehängten Dokumenten zur Weiterbearbeitung ist damit Geschichte.
Vielfalt • In den Office-Lösungen stehen für die Zusammenarbeit gleich mehrere Anwendungen unter einem Dach bereit. So können zum Beispiel ohne Wechsel der Online-Plattform Texte bearbeitet, Präsentationen gestaltet, in Tabellen Budgets kalkuliert oder Projekte übersichtlich geplant werden.
Immer im Zugriff • Keine Frage mehr, auf welchem Computer eine Präsentation, ein Entwurf für ein Anschreiben, ein Buchmanuskript oder Whitepaper gespeichert ist! Die gemeinsamen Dokumente sind in der Cloud und können per Online-Verbindung abgerufen und bearbeitet werden. Und zwar mit Computer, Laptop, Tablet oder gar Smartphone.
Diskussion an Ort & Stelle • Kommentare und Austausch findet zu dem gemeinsamen Inhalten direkt im jeweiligen Dokument statt. Kein langwieriges Suchen in eMail- oder Messenger-Verläufen nach Rückmeldungen zu Entwürfen.
Einfache Verwaltung • Online Office-Lösungen sind in der Cloud gehostet, Updates installieren die Anbietenden automatisch. Hier müssen die Nutzer:innen also keine Software-Aktualisierungen vornehmen.

CryptPad

Hinter CryptPad steht die Firma XWiki mit Sitz in Paris (Frankreich). Wer die großen Player wie Google oder Microsoft kennt, wird erstaunt sein, welche Fülle an nützlichen Lösungen CryptPad bietet. Manche vergleichen die Anwendungsvielfalt zur sicheren Online-Zusammenarbeit schon mit einem „Schweizer Taschenmesser“.

Ein Überblick der aktuellen Tools in CryptPad:

Drive • Sicherer Austausch von Dokumenten, Bildern, Videos
Rich Text • Online gemeinsam Notizen mitschreiben in Meetings oder Barcamp-Sessions
Dokument (OnlyOffice) • Gestaltung von Textdokumenten sowie Öffnen und Weiterbearbeiten von Textverarbeitungs-Dateien
Tabelle (OnlyOffice) • Tabellenkalkulation
Kanban • Projektsteuerung mit farbigem Kanban-Board
Präsentation (OnlyOffice) • Folien für eine Präsentation gestalten und animieren
Formular • Umfrage-Tool, das eine Vorlage für die typische Terminfindungs-Umfrage bereithält – wir haben hier inzwischen einen Rückmelde-Fragebogen zu toolXplorers angelegt.
Whiteboard • Einfaches Whiteboard, mit dem schnell gemeinsam wie an einer Tafel gearbeitet werder kann (keine digitale Klebezettel, dafür Einfügen und Skalieren von Bildern.
Code • Dieser Editor mit Syntax-Highlighting nutzt CodeMirror als Integration und bietet eine sichere Bearbeitung von Code direkt im Browser ohne zusätzliche Softwareinstallation. Ich korrigiere hier ab und zu mal fehlerhaften HTML-Code.
Markdown-Folien • Wer Präsentationen lieber mit Code entwickelt, ist hier richtig.

Seit der Integration der quelloffenen Open Source-Lösung OnlyOffice https://www.onlyoffice.com/de/ macht CryptPad deutlich mehr Spaß im professionellen Umfeld.

Als Nachreichung zum Premieren-Livestream mit Fokus Online Whiteboards, hier das recht einfache digitale Whiteboard der Cryptpad Collaboration Suite:

Was macht CryptPad besonders?

Neben der erwähnten Vielfalt zeichnet sich CryptPad durch seine starken Sicherheits-Features aus.

Collaboration and privacy
Yes, you can have both
cryptpad.org

Verschlüsselung • Zum einen stellt CryptPad eine durchgängig verschlüsselte und quelloffene Collaboration-Suite dar. Mit der Lösung bearbeiten Nutzer:innen ihre Dokumente Ende-zu-Ende verschlüsselt im Browser: Auf dem Server liegen nur verschlüsselte Daten, die auch kein Admin einsehen kann. Daher ist CryptPad ideal geeignet, um mit Personen zusammenzuarbeiten, die als Externe nicht auf die eigenen Unternehmens-Datenstruktur eingeladen werden sollen. Darüber hinaus ist die Software auf eigenem Server betreibbar.

Zerstörungs-Funktionen • Davon gibt es zwei spannende Anwendungen:

Zum Beispiel, wenn klar ist, ein Projekt ist irgendwann gelaufen und der Datenbestand soll automatisch aufgeräumt werden. Dazu kann gleich beim Anlegen einer neuen Datei deren Zerstörungsdatum eingetragen werden.
Oder beim Teilen von Inhalten: So kann ich ein Passwort in einer Textdatei mit der Option „Einmal ansehen mit Selbstzerstörung“ übermitteln, und nach Betrachten der geteilten Datei wird diese unwiderruflich gelöscht – auch für mich, die diese Datei erstellt hat.

Kostengünstig • Der volle Funktionsumfang von CryptPad kann nach Registrierung kostenfrei genutzt werden. Es ist jedoch sinnvoll, dieses wunderbare Projekt mindestens durch eine Spende zu unterstützen. Mit den moderaten Tarifen erhalten Nutzer:innen mehr Speicherplatz.

CryptPad könnt ihr hier testen und nutzen https://cryptpad.fr/index.html.