KI smart nutzen

In diesem Beitrag dreht sich alles darum, wie du künstliche Intelligenz ganz smart in deinen beruflichen Alltag nutzen kannst – ohne ‚Tech-Overload‘ zu rufen. Sag ‚Hallo‘ zu praktischen Tipps mit KI, die wirklich Zeit und Nerven sparen!

Doris Schuppe • Der Beitrag KI smart nutzen erschien zuerst im Blog DoSchu.Com.

Siehst du in generativer Künstlicher Intelligenz ein Tool oder eine Assistenz, eine virtuelle Verbündete? Manche setzen KI mit Taschenrechnern gleich – das ist viel zu kurz gegriffen und verkennt total das Potenzial von KI (und auch Risiken). Es ist ein Werkzeug, ja, aber doch noch viel mehr: Ich bin als Selbstständige sehr zufrieden mit meiner 24/7 ansprechbaren Kollegin …

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Panel SMARTE Methoden

Diesen Beitrag schreibe ich dir im Nachgang zum Panel ‚SMARTE Methoden‘, an dem ich beim letzten Netzwerkbooster-Event teilnahm. Ute Blindert brachte für den Start des Austauschs über smarte Kniffe und Methoden folgende Impulsgebende an den Start:

Simone Naumann als Expertin für Bildsprache
Christina Winter als Fachfrau für Markengestaltung mit WOW-Effekt
Doris Schuppe als Profi für Digitalien & KI einfach verstehen

Zum Start in den Nachmittag teilten die drei Praktikerinnen aus ihren Themenbereichen Perspektiven auf Utes Frage „Welche Methoden kannst du anwenden, die dir den Alltag in deinem Business erleichtern?“

Für meinen Part im Panel bereitete ich ein Handout vor. Dazu gibt es nun hier die ausführliche Erläuterung.

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Wie versprochen, gibt es jetzt nützliche Tipps, die dir besonders für den Anfang die Zusammenarbeit mit generativer KI erleichtern werden. Ich frage da gerne:

Was in deinem Business nervt dich so richtig?
Welche wichtigen Aufgaben würdest du am liebsten zum Mond schießen?

Genau da setze ich am liebsten an. Denn KI ist nicht dazu da, uns komplett zu ersetzen, sondern uns genau die lästigen Dinge abzunehmen oder zumindest zu erleichtern. Und dann wird dir als Einsteigerin sofort klar, warum viele von generativer KI so begeistert sind.

Du wirst bald sehen: KI kann deine neue, unermüdliche Kollegin sein!

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Was nervt?

Deine Nerv-Liste für deinen persönlichen KI-Check

Nimm dir einen Moment Zeit und schreib alles auf, was dir im Joballtag so richtig auf die Nerven geht. Buchhaltung? Social Media Planung? Recherche? Präsentationen erstellen? Sei ehrlich, schreibs auf!

Am besten unterziehst du deine Liste einer Bewertung. Sortiere in vier Quadranten ein, ob du die Aufgabe als ‚wichtig‘ oder ’sehr wichtig‘ einstufst, und ob sie zur Kategorie ’nervt‘ oder eher ’nervt gewaltig‘ zählt.

Jetzt kommt der Kniff: Schau dir den oberen Quadranten ’sehr wichtig‘ / ’nervt gewaltig‘ an und überleg, welche dieser Aufgaben du mit cleveren KI-Tools beschleunigen oder sogar komplett an deine neue Buddy KI delegieren kannst. Mit diesem Fokus konzentrierst du dich auf die Aufgaben, deren Verbesserung dir unmittelbar weiterhelfen kann. Du wirst überrascht sein, wie viel Potenzial da schlummert!

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Adieu, Belegchaos!

Praxisbeispiel aus meiner cowork2025-Session

Ein Thema, das bei vielen Solopreneurinnen für Augenrollen sorgt, sind die verschiedenen kleinen Aufgaben rund um die Buchhaltung. Aber hey: KI steht dir zu Seite!

Kommt dir bekannt vor: Du hast einen Stapel Quittungen, dessen Daten in die digitale Buchführung wandern soll? Mühseliges Abtippen war gestern! Heute machst du Fotos mit deinem Smartphone und schon sind die Belege bereit, digital weiterverarbeitet zu werden. Starte deinen favorisierten KI-Chat, der dir den Bild-Upload gestattet und lade die Bilder hoch. Mit einem Prompt sagst du, was zu tun ist:

Extrahiere aus den hochgeladenen Bildern die folgenden Informationen: Datum, Händlername, Artikelbeschreibung und Betrag. Gib die Ergebnisse in einer tabellarischen Liste aus.

Gesagt getan: Die KI analysiert deine Belege und liefert dir eine saubere Tabelle mit allen wichtigen Infos. Freu dich darauf, dem zeitaufwändigen manuellen Erfassen Adieu zu sagen und auch auf eine verringerte Fehlerquote.

Smarte Interaktion

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Fragen und Dialog statt Perfektion

Gehörst du zu denjenigen, die Hemmungen haben, mit KI zu arbeiten, weil du meinst, deine Prompts müssten perfekt sein? Das ist ein Mythos! Statt stundenlang an der idealen Formulierung zu feilen, frag die KI einfach, was sie von dir braucht.

Ein praktisches Beispiel gefällig? Wenn du einen Social Media Post erstellen lassen möchtest, kannst du statt einen super detaillierten Prompt zu schreiben, auch so anfangen:

Du bist [DEINE EXPERTISE] und schreibst einen Social Media Post zum Thema [DEIN THEMA] auf der Plattform [PLATTFORMNAME]. Was brauchst du von mir, um einen guten Entwurf zu erstellen?

Die KI wird euch gezielte Fragen stellen, und so entsteht im Dialog ein viel besseres Ergebnis.

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Reden ist Gold :)

Mit der KI sprechen

Wusstest du, dass du mit vielen KI-Tools auch sprechen kannst? Nutz diese Funktion und führe eine Unterhaltung mit der KI. Lass dir komplexe Sachverhalte erklären und bittet sie dann um eine Zusammenfassung.

Oder quatsche mit ihr über eine Idee für den nächsten Workshop während du einen Spaziergang machst oder den Hund über die Wiese frei laufen lässt. Mit der Zusammenfassung des Dialogs kannst du dann zuhause sofort weiterarbeiten. Das spart Tipparbeit und fühlt sich doch viel natürlicher an, oder?

Zuhören statt Lesen: Wissen per Podcast

Eine weitere sehr nützliche Möglichkeit, in der die Sprachfunktion wertvolle Dienste leistet, sind Podcasts auf der Basis von Recherchematerial. Als Studierende und später als Journalistin hätte ich mich mega gefreut, wenn mir NotebookLM von Google zur Seite gestanden hätte, wenn ich mich in ein neues, komplexes Thema einarbeitete.

Statt seitenlange Texte oder PDFs zu wälzen, kannst du heute die KI für dich vorarbeiten lassen. Du fütterst so NotebookLM mit deinen gesammelten relevanten Informationen – egal ob PDFs, Texte, Videos oder Links – und lässt dir die wichtigsten Punkte in einem Podcast zusammenfassen. Genau, Podcast, denn hier wird mit zwei verschiedenen Stimmen ein Talk über die recherchierten Inhalte geführt. Geh spazieren und hör dir das Wissen in der Podcast-Unterhaltung an!

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Smart Präsentieren

Stichworte genügen

Steht eine Präsentation an, und du hast nur wenig Zeit? Brauchst du mal ein Update der optischen Gestaltung deiner Präsentation? Gamma.App ist deine neue beste KI-Freundin!

Gib einfach deine wichtigsten inhaltlichen Stichpunkte ein, und die KI erstellt euch in Windeseile einen ersten Entwurf. Du kannst das Ergebnis direkt nutzen, nach deinen Vorstellungen anpassen oder es als Inspiration für eigenen Ideen verwenden. Sehr beeindruckend, dieses Tool bei den verschiedensten Aufgabenstellungen zu beobachten.

Mehr Interaktivität für Workshops

Für alle, die Seminare oder Workshops geben, ist LibraFlow.com ein echter Gamechanger. Hier reicherst du die Struktur eines Workshops oder Meetings mit einer Auswahl aus den ‚Liberating Structures‘ an. Interaktive Methoden, die Veranstaltungen lebendiger und effektiver machen, die Teilnehmende miteinander in den Austausch bringen. Gib deine Ziele ein, und LibraFlow schlägt dir einen passenden Ablaufe mit passenden interaktiven Strukturen vor. So sparst du Planungszeit und kannst mit erhöhter Interaktivität deine Teilnehmer:innen begeistern!

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Budget-Tipp

Ein Blick in neueste Funktionen und die Entwicklungs-Planung deiner bestehenden Tools ist wertvoll: Vielleicht findest du hier bereits, was dir an KI-Unterstützung fehlt? Dann kannst du sie kostensparend in deinem Tarif mitnutzen.

Fang mit neuen Tools und Diensten klein an. Buche statt Jahres-Abonnements monatsweise bei Bedarf den erweiterten Funktionsumfang. Eventuell ist nach drei Monaten ein anderes Tool viel besser für dich geeignet, dann kannst du ohne finanzielle Verluste wechseln. Das findest du heraus, indem du experimentierst und notierst, welche KI-Tools die die meiste Zeit und Energie sparen.

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Freu dich auf deine neue Kollegin!

KI ist keine Geheimwissenschaft, sondern ein unglaublich pfiffige ‚Kollegin‘, die rasch deinen Businessalltag enorm entlasten kann. Es geht nicht darum, perfekt zu sein oder die KI blind alles machen zu lassen. Es geht darum, smart zu nutzen, wo es uns wirklich weiterhilft.

Bleib neugierig und probier es aus! Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen!